Zoom’da Toplantı Planlama Schedule

Zoom ile anlık olarak nasıl yeni toplantı başlatabileceğimizi ve toplantı seçeneklerini gördük. Peki her hafta aynı saatte bir dersiniz varsa, bunu planlamak için ne yapmalı? Veya belirli bir saatte bir randevunuz olacak ve bunu zoom ile planlamak istiyorsunuz.

İşte böyle zamanlar için Schedule özelliğinden yararlanırız. Schedule, İngilizce Türkçe sözlükte plan, program, çizelge gibi anlamlar taşır. Bizim için geçerli anlamı plan olacak.

Şimdi dilerseniz iki etkinlik planlayalım. Birincisi Tek bir etkinlik olsun. 14 Nisan Salı akşamı saat 20:00’da bir ders yapmak gibi bir düşüncemiz var. Saat 20:00-22:00 arası yapmayı istiyoruz. İkinci etkinliğimiz ise düzenli bir çalışma. Her çarşamba akşamı 21:00-23:00 saatleri arasında gerçekleşen.

Bunu zoom ile de yayınlayacağımızı hayal edelim. Bu etkinliklerden birini bilgisayardaki Zoom programıyla, diğerini de iOS üzerinden yapacağız. Her ikisinin de oldukça benzer olduğunu göreceğiz. Gelin birinci etkinliğimizi bilgisayar üzerinden planlamaya başlayalım.

Bilgisayar kullanarak bir toplantı Planlama

Başlat menüsüne zoom yazıp programı açalım.
Tab ile ilerleyerek Schedule düğmesini bulalım ve girişe basalım.
Karşımıza ilk olarak Topic toplantı konusu kısmı gelecek ve burada Var sayılan olarak örneğin: Sude’s Personal Room yani Sude’nin kişisel odası yazacak bunu silip yerine Sude Semineri: Matematik yazalım. Elbette siz başka bir toplantı adı yazabilirsiniz.
İkinci tab alanında toplantının tarihi görünür. Varsayılan olarak şu anki gün ve saati bulacağız. Bir kez daha tab tuşuna basarak ay kısmına gelelim.

Şimdi sağ ve sol yön tuşlarıyla Ay, gün ve yıl alanlarına geleceğimiz ve aşağı yukarı oklarla değerleri ayarlayabileceğimiz bir kutuya geldik. Halen nisan ayında olduğumuzdan günü değiştirmek için bir kez sağ yön tuşuna basalım.
Day yani gün döner kutusuna ulaştık. Yukarı yön tuşuna basarak 14 sayısını bulalım. Yıl kısmına ulaşmak istersek bir kez daha sağ yön tuşuna basabiliriz. Ama yılımız halen 2020 olacağından değiştirmemize gerek yok. Saati seçmek için bir kez daha taba basalım.
Gelen seçim kutusunda yine aşağı yukarı yön tuşlarıyla 20:00 öğesini bulalım.

Bir kez daha taba basalım. Karşımıza Duration yani toplantı süresi öğesi çıkacak. Burayı da oklar yardımıyla 2 hours, yani iki saat olarak belirleyelim. Yalnız burada pro hesabınız yoksa, 40 dakikalık bir toplantı planlayabildiğinizi hatırda tutun.
Bir sonraki tab alanı Minutes alanı. Yani dakika da seçebiliriz. Eğer saat seçemiyorsak, burada 40 dakikayı seçebiliriz.
Ardından Recurring Meeting onay kutusunu göreceğiz. Bu bir kereye mahsus bir toplantı. Yani tekrarı olmayacak. O nedenle işaretlemiyoruz. Bir sonraki etkinliğimizde burayı işaretleyeceğiz. Yine taba basalım.
Gelen alan Time Zone alanı: Eğer başka ülke saatlerine göre bir toplantı yapmayacaksak buraya dokunmadan geçiyoruz.

Bir sonraki gelen alan Meeting ID bölümü yani toplantı numarası. Oklarla seçebileceğimiz iki seçeneğimiz var Generate Automatically Personal Meeting ID yani toplantı numarasını otomatik olarak üret ya da kendi kişisel toplantı ID’mizi kullan. Ben bu tarz toplantı planlamalarında farklı bir toplantı ID’si üretmeyi tercih ediyorum. Çünkü toplantı ID’mi herkesin görmesini istemiyorum. Ama karar sizin tabi. Kendi toplantı ID’nizi kullanmanızın avantajı onunla ilgili yaptığınız tüm ayarların da planladığınız toplantı için geçerli olması. Şimdilik Generate Automatically seçeneğini seçelim.

Gelinen alan bir şifre alanı. Daha önce de yazdığımız gibi oda için bir şifre belirlemek zorunlu. Require Password alanındaki şifreyi kendinize göre değiştirelim. Bu şifre yalnızca rakamlardan oluşmalı.
Bundan sonraki alanlar yeni toplantı planlama adımlarıyla aynı. Video Host, Video Participants Ses listesi ve Dialing From. Yani yönetici videosunun ya da katılımcı videosunun durumu, ses listesi ve telefon için aranacak ülke. Buraları tab ile geçtikten sonra Callender kısmına ulaşacağız. Burada toplantıyı takvime eklerken kullanılacak takvim sorulur. Var sayılan olarak Outlook seçilidir ama isterseniz Google Calender veya başka bir takvim de seçebilirsiniz. Ben bu alana dokunmuyorum.
Sonrasında Advanced Meeting Options yani gelişmiş toplantı seçenekleri alanı daraltılmış olarak gelir. Boşluk ile açarsak, daha önce anlatılan, Enable Waiting room, Join Before Host, Mute Participants on Entry, Only Authenticated users can join, Automatically record Meeting alanlarını göreceğiz. Yani bekleme odası, katılımcıların girişte sessize alınması, yalnızca zoom üyelerine toplantının açık olması, toplantının otomatik kaydedilmesi. Dilerseniz bu ayarları kişiselleştirebilirsiniz.
Son olarak Schedule düğmesine bastığımızda toplantımız planlanmış olacak.

Şimdi tab ile ilerleyerek Home yazan alanı bulalım ve sağ yön tuşuna basarak meetings sekmesine ulaşalım.
Burada Tab ile ilerleyerek Schedule Meeting düğmesinin bir tab sonrasında planladığımız toplantıları görürüz. Aralarında aşağı yukarı oklar yardımıyla dolaşıp oluşturduğumuz Sude Semineri: Matematik konulu toplantıyı bulalım ve seçmek için girişe basalım.
Artık toplantıyla ilgili bilgileri tab ile gezerek bulabiliriz.

Toplantı adı, saati, Meeting Id, Start Düğmesi. Yani buradaki Start yani başlat düğmesine basarak toplantıyı başlatabiliriz.
Bir sonraki tab alanı ise Copy Meeting Invitation Information bölümü olacak. Yani davet bilgilerini kopyalama alanı. Arkadaşlarımızı davet etmek için burada giriş tuşuna basarak davet bilgilerini panomuza kopyalayalım.
Dilersek sonrasında bu metni bir kelime işlemciye yapıştırıp Türkçeleştirebilir, Yalnızca toplantı katılım bağlantısı kalacak şekilde güncelleyebiliriz.

iOS kullanarak Bir Toplantı Planlama

Esasında iOS ve bilgisayarla toplantı planlama adımları çok benzer. Şimdi sürekli tekrar eden Sude Etkinliğini iOS ile planlayacağız. Öncesinde daha önce konuyla ilgili oluşturduğum toplantıyı sileceğim. Bunun için bilgisayarda da mobil cihazımızda da aynı işi yapıyoruz. Meetings sekmesine girip düzenlemek istediğimiz toplantıyı seçiyoruz. Bilgisayarda giriş Mobil cihazda toplantı üzerine çift dokunmak yeterli. Sonrasında tab veya fiske hareketiyle ilerleyerek Delete düğmesine basıyoruz. Gelen alanda Delete Meeting diyerek planlanmış bir toplantıyı silmiş oluruz.

Şimdi yeni toplantımızı iOS ile planlamaya başlayalım.

İlk Olarak Schedule düğmesine basalım.
Topic alanına etkinlik adını yazalım. Ben Sude yazıyorum.
Fiskeyle ilerleyerek Starts başlama saati üzerine çift dokunalım. Burada varsayılan olarak günümüzü tarih ve saati yazılıdır.
İlk alan Today bugün yazılı seçici öğe olacak. Parmağı yukarı çekerek Çarşamba olan günü ve tarihi bulalım.
Fiske yaptığımızda bu sefer saat alanını göreceğiz. Ben burada saat 21:00 O’clock öğesini seçeceğim.
Dakika seçimi yapmayacağımdan sola doğru gelip Done yani bitti diyerek tarih seçimi alanından çıkıyorum.
Bir sonraki alan Duration yani süre alanı. Burada Çift dokunup seçici öğeyi açıyorum ve yukarı çıkıp 2 Hours iki saati seçiyorum ve sonrasında done, bitti düğmesine basıyorum.

Time Zone alanına dokunmadan geçip Repeat düğmesine geliyorum. Bilgisayarda bunun adı recurring idi hatırda tutalım. Buradaki varsayılan seçim Never, hiçbir zamandır. Üzerine çift dokunup sağ sol fiske ile None, Every Day, Every Week, Every Two weeks, Every Month, Every Year yani her gün, her hafta, her iki hafta, her ay, her yıl seçenekleri arasında dolaşıp Every Week öğesine çift dokunarak seçili hale getirip done, bitti düğmesine basıyorum.
Repeat düğmesini seçtiysek bir de End Repeat, yani ne zaman dek olacağı bölümü karşımıza çıkacak. Dilersek buraya da bitiş tarihi belirleyebiliriz. Şimdilik bir şey yapmadan geçiyorum.

Calender Takvim alanında dilersek farklı takvimler seçebileceğimizi bilerek burayı da geçiyorum.
Use Personal Meeting ID anahtar düğmesini açık veya kapalı yapabiliriz. Ben kapalı haline getiriyorum.

Bundan sonraki ayarlar bilgisayarla benzer. Bekleme odası, Yönetici ve katılımcı video durumları ve ülke seçimi bulunuyor. Advanced Options gelişmiş seçenekler düğmesine basılırsa şifre belirleyebileceğimiz alan geliyor. Buraya çift dokunup daha akılda kalıcı bir şifre yazıyorum.
Genişleyen seçeneklerde Yine bilgisayarda olan yöneticiden önce odaya girme izni toplantıya kimlerin katılabileceği e toplantının otomatik kaydıyla ilgili düğmeleri kişiselleştirebilirsiniz. Ben buralara dokunmuyorum.
Done, Bitti düğmesine basarak planlamamda son aşamaya geliyorum. Artık dilersem hatırlatma koyabileceğim ve toplantı bilgilerimi göreceğim alana geldim. Add, ekle düğmesine basarak toplantı planlamamı bitiriyorum.
Toplantı daveti göndermek için Meetings sekmesine girip planladığımız toplantımızı buluyoruz. Üzerine çift dokunduktan sonra gelen ekranda Add Invitees Düğmesine bastığımızda Send E-mail, Send Message, Copy To Clipboard İleti gönder, Mesaj Gönder Panoya Kopyala seçenekleri gelecek. Dilediğimizi seçerek toplantı katılım davetimizi dilediğimiz kişilere gönderebiliriz.